Seguridad

Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:

• Añadir contraseña a un documento.
• Controlar quién puede abrir, modificar o imprimir un documento.
• Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.
• Proteger el documento contra virus de macros.
• Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.

Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.

Añadir contraseña al documento

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignándole una contraseña para que únicamente la persona que conozca esa contraseña pueda abrir y modificar el documento.

Una contraseña (o password) es una combinación de caracteres que pueden contener tanto letras como números y queutilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.

1. Pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger documento

2. Elegir la opción Cifrar con contraseña. 
3. En el cuadro de diálogo  introducir  la contraseña.

4. En el siguiente  cuadro de diálogo  repetir la contraseña.

 Quitar la contraseña de acceso.

1. Vuelve a la opción Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña.
2. Borra los puntos que representan la contraseña en la caja de texto y pulsa Aceptar.
3. Cierra el documento (Archivo > Cerrar) guardando los cambios.
4. Vuelve a abrir el documento, desde Archivo > Abrir > Documentos Recientes. El documento se mostrará sin solicitar contraseña de acceso.

 Restricciones de formato y edición

 Restricciones de formato.

Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento.

Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no pueden realizar ningún cambio de formato.

Para habilitar esta característica debemos acceder a la pestaña Revisar y seleccionar Restringir edición.

Se abrirá el panel Restringir edición.

La primera opción es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en el documento.

Pulsando sobre el enlace Configuración... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar qué tipo de formatos restringimos.

Los estilos que vemos marcados son los que están permitidos. Desmarcar una casilla implicaría dejar de permitir la modificación del estilo en sí, es decir, bloquearlo.

Disponemos de tres botones.

Todo. Marca todos los estilos.

Mínimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos según el criterio de Word.

Ninguno. No deja marcado ningún estilo.

Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.

En el panel Restringir formato y edición el tercer paso es Comenzar a aplicar. Se activa el botón Si, aplicar la protección. Al pulsar sobre este botón nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contraseña, para que posteriormente podamos desactivar esta restricción.

Para desactivar esta restricción en este mismo panel debemos pulsar sobre el botón Suspender la protección que aparecerá. Nos aparece un diálogo donde debemos introducir la contraseña y pulsar Aceptar.

 Restricciones de edición.

Con esta restricción podemos determinar qué tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.

Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición.

Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las modificaciones.

Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados.

Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.

Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán escribir en las áreas de los formularios.

Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura.

PROCESO

1. En la pestaña Revisar y selecciona Restringir edición. Se abrirá el panel Restringir formato y edición.
2. activar  la casilla Restricciones de edición. se activa un menú desplegable. En él deberás escoger una de las cuatro opciones en este caso Sin cambios (sólo lectura).
3. Clic en el botòn Sí, aplicar la protección, en la parte inferior del panel.
4. Digitar contraseña en ambas cajas de texto  Deberás incluirla en ambas cajas de texto y pulsar Aceptar.
5. Intenta realizar modificaciones en el documento como escribir o borrar texto. No se podrà por que la mayoría de herramientas de la cinta estarán deshabilitadas.

Quitar la protección.

1. En el panel, pulsa el botón Suspender la protección.
2. Introduce la contraseña
3. Observa que las herramientas de la cinta vuelven a estar activas y que puedes editar el texto.
4. Cierra el panel y cierra el documento, sin guardar los cambios.

La firma digital

En la pestaña Archivo > Información > Proteger documento encontramos la opción Agregar una firma digital.

Al hacer clic en ella un cuadro de diálogo nos explica en qué consiste firmar documentos y nos permite abrir el catálogo de servicios de firmas recomendados por Word, siempre y cuando dispongamos de internet para conectar con la página web correspondiente.

Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una autoridad certificadora como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Esta y alguna otra compañía ofrecen certificados de firmas digitales.

Una firma digital sirve para asegurar la autoría de un documento. Permite certificar que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por el firmante.

una firma digital existen dos tipos de clave para un mismo usuario: la clave pública que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de quien dice ser. una clave privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que únicamente debe conocer él.

Word te da la posibilidad de crear tu propia certificación, que únicamente será válida para identificarte para trabajar con Office. 

Una vez creada la firma verás la ventana de la imagen.

Si queremos cambiar la firma digital haremos clic enCambiar y seleccionaremos otra que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.

A partir del momento en que se firme un documento, este no podrá ser modificado. En caso de que sufriese algún tipo de edición la firma se rompería, pues no sería posible afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es el mismo que firmó el documento. 

NOTA: Obsebar el vídeo de firma digital y podrás mirar el proceso

Observe el vídeo sobre añadir y quitar contraseña a un documento

Observe el vídeo sobre restricción de formato y edición en un documento

Observe el vídeo sobre formas digitales